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© Warnecke

Für viele Verwaltungsaufgaben der Samtgemeinde Fintel ist ein Gang ins Rathaus unerlässlich. Bisher zumindest, denn künftig soll mehr ebenso online möglich sein. Die Verwaltung baut ihr Online-Angebot aus – und nutzt auch intern schon digitale Hilfsmittel.

Lauenbrück – Weg vom Papier, hin zu Bits und Bytes – diese Devise verfolgt auch die Samtgemeinde Fintel. Und wenn es um die Digitalisierung der Verwaltung geht, dann sei man im Jahre 2022 schon recht gut dabei, sagt Sandra Quast. „Vielleicht sind wir sogar schon weiter, als manch andere Kommune hier in der Region, aber dennoch stehen uns noch sehr viele Aufgaben bevor.“

Die 33-Jährige ist IT-Beauftragte im Rathaus und somit maßgeblich an den Prozessen, die den Umlauf von Papier auf kurz oder lang obsolet machen sollen, beteiligt. Sie weiß: Mit dem sogenannten E-Government-Gesetz des Bundes, welches 2013 in Kraft getreten war, fiel auch für die Behörden der Startschuss, sich vom klassischen Abheften von Dokumenten freizumachen. Das sei innerhalb der Samtgemeindeverwaltung mittlerweile auch weitestgehend gelungen. „Heute haben wir es eigentlich nur noch mit der E-Akte zu tun – alles andere wäre auch überholt“, findet die Helvesiekerin, die im kaufmännischen Bereich gelernt hat und sich selbst als IT-Quereinsteigerin bezeichnet. Und doch berichtet sie von Kollegen, die ihr Papier offenbar immer noch gern haben würden. „Für mich ist es immer schockierend, wenn ich auf dem Tisch eine ausgedruckte E-Mail finde – da frage ich mich: Warum nur?“

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Das ,E‘, das selbstredend für elektronisch steht, erwähnt sie im Gespräch noch öfter – die E-Rechnung etwa, die E-Post oder das E-Payment. Alles Begriffe, die im direkten Zusammenhang stehen mit der Digitalisierung im Hause. Das erste Projekt, was hier in Angriff genommen wurde: die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ein solches Verfahren, sagt Quast, sei seit April 2020 im Verwaltungswesen sogar verpflichtend. „In dem Zuge haben wir auch angefangen, die Arbeitsplätze mal ein bisschen vernünftiger auszustatten – mit zwei Monitoren zum Beispiel.“ Ein weiteres Unterfangen, das schon abgehakt ist: Inzwischen sind die hausinternen Drucksysteme so zentralisiert, dass die Mitarbeiter auf kurzem Wege die Möglichkeit haben, Dokumente zu scannen.

Und was ist als nächster Schritt angedacht? „Wir möchten, dass die Post, darunter etwa Bescheide, nur noch per Klick bei uns rausgeht“, sagt die Fachfrau. Das spare immerhin den Ausdruck und das Frankieren, sei somit schneller und günstiger. „Dafür ist die Installation jetzt eingeplant, sodass wir es noch in diesem Jahr schaffen werden, die E-Post in den Live-Betrieb zu nehmen.“ Parallel hierzu stünde im Rathaus auch das E-Payment, ihren Worten nach ein ganz wichtiges Thema, zum Jahresende vor der Einführung. Sprich: Bürger können künftig von Online-Bezahlfunktionen Gebrauch machen. „Sie bekommen ihre Bescheide mit einem bedruckten QR-Code und können so Dinge ganz bequem online bezahlen“, kündigt Quast an.

Keine Frage: Corona hat vieles ausgebremst, aber auf lange Sicht gesehen auch vieles beschleunigt. Und ja, auch Homeoffice-Arbeitsplätze sind längst keine Seltenheit mehr. 14 Verwaltungsmitarbeiter, Quast selbst eingeschlossen, sind heute in der Lage, von zu Hause aus zu arbeiten, gemäß einer Dienstanweisung ein bis drei Tage pro Woche. Dabei nimmt der ebenfalls in der Pandemie eingeführte elektronische Posteingang eine wichtige Rolle ein. Wie der funktioniert? „Die Post wird bei uns über Buttons verteilt, sodass Papierformulare überhaupt nicht mehr im Umlauf sind.“ Nach anfänglicher Improvisation sei das System mittlerweile vollkommen automatisiert.

Auf einen Schlag sämtliche Akten im Samtgemeinde-Rathaus zu digitalisieren – dagegen hat sich die Verwaltung allerdings bewusst entschieden. Zu groß wäre der Aufwand, weiß die 33-Jährige. „In der Regel braucht man auch gar nicht alles, was in Papierformat vorliegt – so läuft das nach und nach aus.“

Einzug findet alles im sogenannten Dokumenten-Managementsystem (DMS). Darin werden unter anderem auch die Adressdatenbanken gepflegt. „Jedes Schreiben, was rausgeht, alles, was dem Bürger zugeordnet werden kann, liegt hinter seiner Adresse und kann mit einem einfachen Doppelklick von berechtigten Personen aufgerufen werden“, erklärt Sandra Quast. Für das DMS steht dem Team auch eine App zur Verfügung, mit der mobil auf Tablets gearbeitet werden kann. „Über die Endgeräte haben wir natürlich dann auch Zugriff auf alle Dokumente.“ Demnächst soll das Verfahren in den Testbetrieb gehen.

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Soweit zum internen Prozess. Noch weit entfernt ist man dagegen, sämtliche im Rathaus angebotenen Leistungen – Stichwort Bürgerservice – über entsprechende Online-Portale digital anzubieten, sodass der Behördengang überflüssig wäre. Zum Hintergrund: Vor fünf Jahren trat das sogenannte Online-Zugangsgesetz (OZG) in Kraft, wonach alle Kommunen verpflichtet sind, bis Ende 2022 auf eine solche Offerte zusätzlich umzustellen. „Da hat man aber jetzt gemerkt, dass es mit der damals festgesetzten Frist ein bisschen schnell war“, berichtet Quast. Im Herbst oder Winter will die Politik ein neues Ziel bekannt geben – „man redet schon jetzt vom OZG 2.0.“.

Trotzdem: Beim Thema „Online-Rathaus“ sei die Samtgemeinde am Ball. Man analysiere die Prozesse, wolle nicht vorpreschen, sagt die IT-Beauftragte. Führungszeugnisse beantragen, das sei schon heute für die Bürger vom heimischen PC, Laptop oder Handy aus möglich, ebenso Wasserzählermeldungen könnten bereits seit geraumer Zeit online übermittelt werden. Quast: „Hier soll es in den kommenden Monaten weitergehen, dass wir nach und nach weitere Dienste anbieten können.“

Man merkt: Die Digitalisierung der Samtgemeindeverwaltung hält die engagierte Quereinsteigerin ganz schön auf Trab.