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© Rolf Oeser

Dezernentin Eileen O’Sullivan warnt vor einem Kollaps in den Frankfurter Ämtern und fordert flexiblere Arbeitszeitmodelle, eine bessere Bezahlung und einen viel stärkeren Fokus auf die Digitalisierung.

Nahezu alle Ämter in Frankfurt klagen über Personalmangel. Dezernentin Eileen O’Sullivan (Volt) sagt: Wenn wir die Digitalisierung jetzt nicht vorantreiben, wird unsere Verwaltung zukünftig nicht mehr handlungsfähig sein. Dafür wünscht sie sich eine andere Führungskultur – und braucht zusätzliche Beschäftigte.

Frau O’Sullivan, die Leiterin des Bürgeramts und weitere Führungskräfte haben in dieser Woche im Ausschuss für Personalpolitik eine Präsentation gehalten. Es entstand der Eindruck, dass viele Bürgerämter saniert wurden und es jetzt mehr Platz für den Bürgerservice gibt – aber kaum etwas besser wird, weil das Personal fehlt. Stimmt das?

Sicherlich gibt es beim Bürgerservice noch Luft nach oben. Wir haben einiges geändert in der Organisation. So können die Bürgerinnen und Bürger an zwei Tagen in der Woche ohne Termin ins Amt kommen. Trotzdem gibt es Defizite. Und irgendwann sind unsere Möglichkeiten ausgeschöpft. Das liegt auch am Personal.

Aber wenn die Leiterin sagt, dass manche Menschen stundenlang auf dem Amt warten müssen, wenn es schwierig ist, dort einen Termin zu bekommen – wieso wurden dann fast 100 beantragte Planstellen nicht genehmigt?

Natürlich wünsche ich mir auch mehr Personal für das Bürgeramt. Aber die Planstellen sind ja nur ein Punkt. Die müssen ja auch besetzt werden. Von den vorhandenen Stellen sind nur 87 Prozent besetzt, hinzu kommt ein hoher Krankenstand. Und viele Beschäftigte wollen in dem Bedienbereich, in dem es direkt Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürger gibt, nicht lange arbeiten. Nach zwei Jahren suchen die sich andere Jobs in der Stadtverwaltung.

Warum ist das so?

Weil sie hin und wieder mit Menschen umgehen müssen, die auch mal schlecht drauf sind und möglicherweise entsprechend wenig zuvorkommend. Und weil sie wiederum dafür einfach zu schlecht bezahlt werden. Die Vergütung richtet sich nach dem TVöD…

Dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst…

Ja, und den würde ich am liebsten in dieser Form abschaffen. Das ist ein starres Zahlenwerk, das unseren Anforderungen überhaupt nicht gerecht wird. Das gilt vor allem auch für den IT-Bereich, für den wir dringend Leute brauchen, damit die Digitalisierung klappt. Der TVöD sieht für bestimmte Entgeltgruppen bestimmte Qualifikationen vor. Etwa ein Studium. Das heißt, wenn jemand einen Realschulabschluss hat und sich danach auf IT-Fragen spezialisiert hat, dann können wir den nicht für ein angemessenes Gehalt einstellen. Der Vertrag lässt uns da keinen Spielraum. Quereinsteiger haben es schwer. Deshalb gehen die Fachkräfte natürlich in die freie Wirtschaft.

Sind die Arbeitsbedingungen in der Stadtverwaltung denn jenseits der Bezahlung attraktiv?

Für junge Menschen sind sie das nicht. Schauen Sie sich die Diskussion in der Arbeitswelt an. Da geht es um die Vier-Tage-Woche bei gleichem Lohn. Studien aus Großbritannien zeigen, dass so ein Modell funktioniert. Im öffentlichen Dienst spielt das derzeit noch keine Rolle. Oder die Frage, ob Workation möglich ist, ob man seinen Job also vielleicht auch mal für ein paar Tage aus Spanien machen kann – so etwas wird zum jetzigen Zeitpunkt noch gar nicht diskutiert.

Warum nicht?

Die Struktur in der Verwaltung ist nicht mehr zeitgemäß. Da läuft einiges viel zu hierarchisch. Wir bräuchten flache Hierarchien. Wir müssen die Beschäftigten viel mehr mitnehmen, es wird eine gewaltige Reform in der Verwaltung notwendig sein.

Das heißt?

Wir müssen in den nächsten Jahren alle Tätigkeiten auf den Prüfstand stellen und uns fragen, ob und wo sich Arbeit digitalisieren lässt. Denn gute Digitalisierung bringt auch immer eine Organisationversänderung mit sich. Sonst wird die Verwaltung bald nicht mehr handlungsfähig sein, das ist völlig klar. Der demografische Wandel und der Fachkräftemangel lassen gar keinen anderen Schluss zu. Und wenn eine Verwaltung nicht funktioniert, ist das ein sehr gefährlicher Zustand. Eine gut aufgestellte Verwaltung ist entscheidend für die Demokratie. Wenn es an der Stelle zum Kollaps kommt, haben die Menschen das Gefühl, dass ihr Staat nicht mehr funktioniert. Das ist der Nährboden für Populismus und rechte Parteien.

Wie nimmt man die Beschäftigten denn mit, wie Sie sagen?

Indem man einen Kulturwandel einläutet. Die Führungskräfte müssen den Beschäftigten erklären, was sich an ihrer Arbeit ändert. In meinem Bereich gibt es etwa das Angebot „Thank God it’s Friday“. Das haben wir uns von Google abgeschaut. Alle sechs Wochen können Beschäftigte vom Bürgeramt und anderen Ämtern, für die ich zuständig bin, freitagnachmittags zu mir ins Dezernat kommen und alle Fragen stellen, die sie stellen wollen. Das Gespräch wird nicht protokolliert, es geht einfach nur um den lockeren Austausch. Solche Angebote scheinen neu in der Stadtverwaltung zu sein. Das sorgt manchmal auch für Irritationen, wie wir an einer Mail zum Beschäftigtenrat gesehen haben.

Was hatte es damit auf sich?

Wir haben Beschäftigte ausgelost für einen Beirat, der die Digitalisierung in der Stadtverwaltung begleiten soll. Wer ausgelost wurde, wurde per Mail benachrichtigt. Einige hielten diese für eine Phishing E-Mail. Die sind zu ihren Vorgesetzten gegangen und haben gefragt, was das denn soll, es gebe ja wohl keinen Beschäftigtenrat. Das ist vielleicht lustig, aber auch ein bisschen beängstigend.

Sie sprechen oft die Digitalisierung an. Kann sie konkret und kurzfristig bei Verwaltungsprozessen helfen?

Klar. Es gibt jetzt eine neue KI namens EMMA, eine Art digitale Kollegin. Die könnte man etwa für Anträge auf Wohngeld einsetzen. Das System prüft automatisch, ob alle Voraussetzungen vorliegen. Ist dies der Fall, gibt es eine Genehmigung, ohne dass sich ein Mensch in der Behörde damit beschäftigen muss. Damit bleibt mehr Zeit für die schwierigen Fälle, die besonders gelagert sind. Nur bei denen müssen Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter tätig werden.

Sind alle in der Verwaltung offen für eine schnelle Einführung von einem solchen System?

Nein. Aber das liegt nicht an der Verwaltung an sich. Bei solchen Umstrukturierungen und Veränderungsprozessen gibt es immer etwa ein Drittel der Beschäftigten, das Widerstand übt. Wichtig ist, dass Sie die Beschäftigten mitnehmen, die interessiert sind. Und wichtig ist, dass die Politik die Bedeutung von Digitalisierung erkennt und entsprechende Projekte priorisiert.

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Tut sie das in Frankfurt?

In Frankfurt immerhin mehr als in manchen anderen Städten. Wir haben hier erkannt, dass der Fachkräftemangel ein massives Problem wird. Auf Bundesebene müsste aber viel mehr passieren.

Zum Beispiel müsste die Möglichkeit geschaffen werden, Ausweise digital zu beantragen, richtig?

Zum Beispiel. Ich habe gerade meinen neuen irischen Reisepass beantragt. Ich habe selber ein Bild zu Hause gemacht und ein paar Angaben am Computer eingegeben. Das war’s. Es ist überhaupt nicht verständlich, warum Deutschland bei so einem Thema so weit im Hintertreffen ist. Über den Städtetag machen wir Druck, aber bisher sind die Gesetze so, wie sie sind.

Heißt das, der Verwaltung in Frankfurt sind bei der Digitalisierung die Hände gebunden?

Zum Teil. Aber es gibt auch positive Entwicklungen. Ab Sommer wird man Dokumente im Bürgeramt an der Zeil und in Höchst ohne Termin und ohne Wartezeit abholen können. Die liegen dann in Boxen parat, für die man eine PIN bekommt. Nach einer kurzen Anlaufzeit wird man die Dokumente dann nahezu rund um die Uhr abholen können.